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原稿に赤字を入れるときは、Googleドキュメントなら「提案モード」、Wordなら「変更履歴」を使います。どちらも元の文章を残したまま修正案を示せて、コメントも追加できます。
- Googleドキュメント：画面右上のえんぴつマーク →「提案」を選ぶ
- Word：「校閲」タブ →「変更履歴」→「変更履歴の記録」をクリック
この記事では、両方の手順を実際の画面キャプチャ付きで、最初から最後まで説明します。
便利な機能ですが、使ったことのない方も多いと思ったので記事にしてみます。
初めてPCで校正作業をされるライターさんや、編集担当者さんの説明用にも使えるかなと思いますので、ご活用下さい！
それでは、校正について、「Googleドキュメント」「Word」の2パターンについてご紹介します。
簡単なので、操作方法を覚えてしまえば、時短にもなりそうです！
1.Googleドキュメント（オンライン上での編集）
ます、Googleドキュメントでの赤字入れ（校正方法）をご紹介します。
Googleドキュメントの特徴は、以下の通りです。
・オンライン上で編集できる
・共有されたURLにアクセスするだけで編集できる
・リアルタイムで校正部分の共有できる
・編集者⇔ライターで同時に同じシートを見ることもできる
・URLは変更されないので、ブックマークをしておくこともできる
オンライン上で編集できるので、PCを変えても同じシートの編集を続けられます！
それでは、実際の画面と合わせて説明していきます！
➀ドキュメントの右上にある、えんぴつマークをクリックします。
GoogleドキュメントのURLを開くと、原稿が開くので赤字を入れる前に、画面の「右上」の「えんぴつマーク」をクリックします。
➁タブの中から「提案」を選択すると、提案モードになります。
タブをプルダウンすると、モードを変更できます。「編集」「提案」「閲覧」があるので、２番目の「提案」を選択します。
➂文章を書き込むと、修正箇所がわかります。
「提案モード」にしたら、そのまま修正したい部分を消したり、上書きします。
そうすると、色が付いた文字で追加されて、文章の提案ができます。さらに、コメント欄に修正内容が表示されるので、変更した部分もわかりやすくなっています。
➃コメントの追加もできます。
マウスで修正したい文字を選択して、右クリックをすると「コメント」が出てくるのでクリックします。
※もしくは、原稿の右側のアイコンをクリックしてもコメントできます。
➄コメント欄ができました！
こちらに補足説明などを書きこめます。どういう意図で変更したのかなども伝えられますね！
2.Word（ファイル内での編集）
Wordに「提案モード」はありません。同じことは「変更履歴」でできます
Googleドキュメントの「提案モード」を先に知った方が、Wordで同じメニューを探して見つからない、ということがよくあります。
Wordに「提案モード」という名前の機能はありません。ただし、やりたいこと（元の文章を残したまま修正案とコメントを示す）は、「校閲」タブの「変更履歴」でそのまま実現できます。
- Googleドキュメント … 提案モード
- Word … 変更履歴の記録
呼び名が違うだけで、できることはほとんど同じです。手順は次のとおりです。
次に、「Word」を使った編集方法です。
「Word」の特徴は、以下の通りです。
・オフラインでの編集ができる
・OneDriveを使えばクラウド保存もできる
・使っている人が多い
・校閲の読み上げ機能がある
個人的には、Wordの読み上げ機能が便利で、原稿の仕上げに使っています。
それでは、Wordの校正方法についてもご紹介していきます！
➀上のタブの「校閲」ボタンをクリックします。
Wordのバージョンによって、場所が少し異なることがありそうです。
➁「変更履歴」を選択します。
➂「変更履歴の記録」をクリックします。
選択するとグレーになるので、選択できているか確認しておくと安心です。
プルダウンして「変更履歴の記録」をクリックします。
➃変更履歴が残るようになります。
変更履歴が残るようになるので、赤字入れがPC上で行えるようになります。
➄コメントも入れられます。
文字を選択しながら、マウスを右クリックすると「新しいコメント」の表示が出てきます。
⑥コメントが追加されました！
Googleドキュメントと同様にコメントを書き込めます。編集したいときは再度クリックすると書き直すことができます。「返信」で校正した方とのやりとりもできます。「解決」を押すとグレーアウトします。
「削除」は、コメント上で右クリックをすると出てきます。
イメージに近い状態の校正ができると思います。ぜひご参考にしてみてください！
ファイルに合わせて活用してみて下さい！
よくある質問
Wordに「提案モード」はありますか？
Wordに「提案モード」という名前の機能はありません。Googleドキュメントの提案モードと同じこと（元の文章を残したまま修正案を示す）は、「校閲」タブの「変更履歴の記録」で行えます。
Googleドキュメントの「校閲モード」はどこにありますか？
Googleドキュメントに「校閲モード」という名称のメニューはありません。画面右上のえんぴつマークから「提案」を選ぶと、校閲にあたる操作ができます。
変更履歴を残したままクライアントに共有できますか？
できます。Googleドキュメントは提案モードのままURLを共有すれば、相手の画面にも修正箇所とコメントが表示されます。Wordは変更履歴を記録した状態のファイルをそのまま送れば、相手側でも履歴を確認できます。
赤字入れ・校正・校閲は何が違いますか？
赤字入れは修正指示を書き込む作業そのもの、校正は誤字脱字や表記の誤りを直す作業、校閲は内容の正しさまで確認する作業を指すことが多いです。実務では区別せずに使われる場面もあります。
GoogleドキュメントとWord、どちらを使えばいいですか？
クライアントの指定に合わせるのが基本です。指定がない場合は、複数人で同時に確認したいならGoogleドキュメント、オフラインで作業したい場合やファイルでのやりとりが前提ならWordが向いています。
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